Le site kirighin-rampaud.fr est exploité sous le nom commercial KIRIGHIN & RAMPAUD.
KIRIGHIN & RAMPAUD est le nom commercial utilisé par un ensemble familial composé de plusieurs personnes physiques et morales propriétaires ou gestionnaires de biens immobiliers.
Société VENS appartient à cet ensemble familial et assure notamment l’administration et la gestion du site kirighin-rampaud.fr.
La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site, les candidats à la location, leurs éventuels garants, les autres personnes dont les informations peuvent figurer dans un dossier ainsi que les agences intervenant dans la transmission de candidatures sur le traitement de leurs données à caractère personnel.
1. Responsable du traitement
Société VENS administre le site kirighin-rampaud.fr et détermine les finalités et les modalités des traitements de données à caractère personnel réalisés par son intermédiaire.
À ce titre, Société VENS est responsable du traitement des données collectées et traitées au moyen du site.
Société VENS
Société civile au capital de 130 001.00 €
Rue Poissonnière, La Mède
13220 Châteauneuf-les-Martigues
SIREN : 813 469 178
Téléphone : 04 42 02 85 09
Fax : 04 84 83 42 35
Courriel :
message@kirighin-rampaud.fr
Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour l’exercice des droits prévus par la réglementation, les personnes concernées peuvent contacter Société VENS à l’adresse message@kirighin-rampaud.fr .
2. Données susceptibles d’être traitées
Dans le cadre de l’utilisation du site et, en particulier, de la transmission et de l’instruction d’une candidature à la location, Société VENS est susceptible de traiter les données communiquées directement au moyen du site ainsi que celles figurant dans les documents transmis.
Selon la situation et la nature de la candidature, ces données peuvent notamment concerner l’identité et les coordonnées des personnes, les renseignements figurant dans le dossier de candidature, leur situation personnelle, professionnelle et financière, leur logement actuel, les personnes destinées à occuper le logement, les éventuels garants et les pièces justificatives accompagnant le dossier.
Le site traite également les informations nécessaires au fonctionnement et au suivi de la candidature, notamment sa référence, son état, les dates de dépôt et d’activité, les documents déposés et leurs différentes versions, les messages échangés, les demandes de complément et leurs réponses ainsi que les informations nécessaires à la sécurité et à la traçabilité des opérations.
La nature exacte des données traitées dépend du dossier et des documents effectivement transmis.
3. Origine des données
Les données peuvent être communiquées directement par le candidat lorsqu’il transmet son dossier par l’intermédiaire du site.
Elles peuvent également être communiquées par une agence intervenant dans la présentation d’un candidat, ou par une personne transmettant des informations concernant un cotitulaire, un garant ou une autre personne liée au dossier.
Certaines données sont ainsi susceptibles d’être obtenues indirectement auprès d’une autre personne que celle qu’elles concernent.
4. Finalités des traitements
Les traitements réalisés ont pour finalité la réception et l’enregistrement des candidatures à la location, l’identification des candidats et de leurs éventuels garants, l’étude des dossiers et de la solvabilité, les échanges nécessaires à leur instruction, la demande et la réception de compléments, le suivi de l’état des candidatures, la sélection d’un candidat et, lorsqu’une candidature est retenue, la préparation et la conclusion du contrat de location.
Les données peuvent également être traitées afin d’assurer la sécurité du site et des accès aux dossiers, de conserver la traçabilité nécessaire des opérations effectuées et de répondre aux demandes d’exercice des droits relatifs aux données personnelles.
Les données collectées dans le cadre d’une candidature ne sont pas utilisées à des fins publicitaires ou de profilage commercial.
5. Bases juridiques
Les traitements nécessaires à la réception et à l’étude d’une candidature, à l’appréciation de la solvabilité ainsi qu’à la préparation et à la conclusion éventuelle d’un contrat de location reposent principalement sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée, conformément à l’article 6, paragraphe 1, b) du règlement général sur la protection des données.
Les traitements nécessaires à la sécurité du site, à la prévention des accès non autorisés et à certaines opérations de traçabilité peuvent reposer sur l’intérêt légitime de Société VENS à assurer la sécurité de ses systèmes et des données qui lui sont confiées.
Certains traitements peuvent également être nécessaires au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
L’instruction d’une candidature à la location n’est donc pas fondée sur le consentement du candidat.
6. Caractère nécessaire des informations
Certaines informations et certains justificatifs sont nécessaires à l’étude d’une candidature.
Le candidat demeure libre de ne pas transmettre une information ou un document demandé. Toutefois, lorsque cet élément est nécessaire à l’examen du dossier, son absence peut empêcher son instruction complète ou la poursuite de la candidature.
Les champs présentés comme obligatoires dans les formulaires du site doivent être renseignés pour permettre l’enregistrement ou la poursuite de la transmission concernée.
7. Garants, cotitulaires et autres personnes concernées
Lorsqu’un dossier contient des données concernant un garant, un cotitulaire ou toute autre personne qui n’effectue pas elle-même la transmission, cette personne bénéficie également des droits prévus par la réglementation relative à la protection des données.
La personne qui transmet ces informations est invitée à communiquer la présente politique de confidentialité aux personnes concernées.
Lorsqu’un candidat transmet des données relatives à un garant, il devra notamment être informé de la nécessité de lui communiquer la présente politique.
De même, lorsqu’une agence transmet une candidature comportant des données relatives à un candidat ou à d’autres personnes, elle devra être informée de son obligation de leur communiquer les informations relatives au traitement de leurs données.
Cette information n’emporte aucun consentement au traitement : elle a pour objet d’assurer la transparence à l’égard des personnes dont les données ont été communiquées indirectement.
8. Destinataires des données
L’accès aux données est limité aux personnes qui ont besoin d’en connaître dans le cadre de l’étude et du traitement de la candidature.
Peuvent notamment recevoir tout ou partie des informations strictement nécessaires : les personnes habilitées intervenant pour Société VENS ; le propriétaire ou bailleur du bien concerné lorsque son intervention est nécessaire à l’étude ou à la décision relative à la candidature ; l’agence concernée lorsque la candidature est transmise ou suivie par son intermédiaire ; les prestataires techniques nécessaires à l’hébergement du site, à la messagerie, à sa maintenance ou à son fonctionnement ; ainsi que les autorités ou organismes légalement habilités lorsque la réglementation l’impose.
Les dossiers et pièces justificatives transmis ne sont pas rendus publics sur le site.
9. Conservation des dossiers de candidature
Les données et documents relatifs à une candidature sont conservés pendant la durée nécessaire à son instruction.
Dans le fonctionnement du site, la clôture d’un dossier ne déclenche pas le délai de suppression. Un dossier clôturé peut en effet devoir être repris tant que le processus de recherche et de sélection d’un locataire n’est pas définitivement achevé.
Lorsqu’un dossier est placé sous le statut « Archivé », son traitement courant est considéré comme terminé et un délai maximal de conservation de trois mois commence à courir à compter de cette date d’archivage.
À l’expiration de ce délai, le dossier et les données qui lui sont associées sont supprimés définitivement, sauf lorsqu’une conservation distincte de certains éléments est rendue nécessaire par une obligation légale ou par la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Lorsqu’un dossier archivé est désarchivé afin que son traitement reprenne, le délai de suppression précédemment engagé est interrompu et annulé.
Si ce dossier est ultérieurement archivé de nouveau, un nouveau délai complet de trois mois commence à courir à compter de cette nouvelle date d’archivage.
Lorsqu’une candidature est retenue, les données nécessaires à la préparation, à la conclusion ou à l’exécution du contrat de location peuvent faire l’objet d’un traitement distinct et être conservées selon les durées applicables à cette nouvelle finalité.
10. Effacement anticipé sur demande
Une personne concernée peut demander l’effacement des données la concernant sans attendre l’expiration de la durée maximale de conservation indiquée ci-dessus.
Lorsque les conditions légales du droit à l’effacement sont réunies et qu’aucun motif ne justifie leur maintien, les données sont supprimées dans les meilleurs délais.
Une demande d’effacement peut ainsi conduire à la suppression d’un dossier de candidature avant l’expiration du délai de trois mois suivant son archivage.
Certaines données peuvent néanmoins être conservées lorsqu’elles demeurent nécessaires au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
Société VENS peut conserver, séparément du dossier supprimé, une trace minimale de la demande d’effacement et de son exécution afin de pouvoir démontrer le respect de ses obligations. Cette trace n’a pas pour objet de reconstituer le dossier supprimé et ne comporte que les informations strictement nécessaires à cette finalité.
11. Rectification des informations
Après l’enregistrement d’un dossier, les informations qui le composent ne sont pas directement modifiables par le candidat ou l’agence depuis leur espace de consultation.
Ce fonctionnement permet notamment de préserver l’intégrité du dossier tel qu’il a été transmis.
Toute personne concernée peut toutefois demander à Société VENS de rectifier une donnée personnelle inexacte ou de compléter une donnée incomplète.
Lorsqu’une telle demande est justifiée, Société VENS effectue la rectification nécessaire dans le dossier.
Une trace de l’opération peut être conservée afin d’indiquer qu’une rectification a été effectuée, sa date et les catégories de données concernées, sans conserver inutilement les anciennes données erronées.
Lorsque les données rectifiées ont été communiquées à un destinataire et que la réglementation l’impose, celui-ci peut également être informé de la rectification.
12. Fichiers temporaires
Lorsqu’une transmission est commencée sans être finalisée, certains fichiers peuvent être conservés temporairement afin d’assurer le fonctionnement du processus de dépôt.
Ces fichiers ne constituent pas un dossier de candidature enregistré et sont supprimés automatiquement dans un délai court lorsqu’aucune transmission définitive n’est réalisée.
13. Hébergement, sécurité et journaux techniques
Le site et la base de données utilisée par celui-ci sont actuellement hébergés en France auprès d’OVH, au sein de son infrastructure située à Gravelines.
OVH intervient notamment comme prestataire technique d’hébergement des données confiées par Société VENS.
La transmission des informations entre le navigateur de l’utilisateur et le site est protégée par une connexion HTTPS.
Les documents déposés ne sont pas placés dans un emplacement publiquement accessible permettant leur consultation directe. Leur accès est limité au moyen des mécanismes de contrôle prévus par le site.
L’administration du site et les espaces de consultation des dossiers disposent également de mécanismes destinés à en limiter l’accès aux personnes autorisées.
Des journaux techniques peuvent être générés automatiquement par l’hébergement afin d’assurer le fonctionnement, la sécurité, la détection d’anomalies et le diagnostic technique du service. Ils peuvent notamment contenir des informations telles qu’une adresse IP, la date et l’heure d’une requête, la ressource consultée ou des informations relatives à une erreur technique.
La durée de disponibilité de ces journaux correspond à celle appliquée par OVH dans le cadre de l’offre d’hébergement utilisée. Aucun service supplémentaire de conservation longue durée des journaux n’est actuellement utilisé par Société VENS pour ce site.
14. Cookies et stockage dans le navigateur
Le site utilise actuellement un cookie technique de session nommé kr_session.
Ce cookie est nécessaire au fonctionnement et à la sécurisation des fonctionnalités du site. Il est conservé pendant la durée de la session de navigation et est configuré avec les attributs de sécurité Secure, HttpOnly et SameSite=Lax.
Il n’est pas utilisé à des fins publicitaires, commerciales, de mesure d’audience ou de profilage.
Les vérifications effectuées sur le site n’ont pas identifié d’autre cookie ni d’utilisation du stockage local ou du stockage de session du navigateur à des fins de suivi.
Dans cette configuration, le site n’utilise donc pas de traceur soumis au recueil préalable du consentement et ne présente pas de bandeau de consentement aux cookies.
Si de nouvelles fonctionnalités entraînant l’utilisation de traceurs soumis au consentement étaient ultérieurement mises en place, les modalités d’information et, le cas échéant, de recueil du consentement seraient adaptées avant leur utilisation.
15. Transferts internationaux de données
L’hébergement principal du site et de sa base de données est situé en France.
OVH indique que, pour les services dont la localisation des centres de données est choisie au sein de l’Union européenne, les données confiées par ses clients ne sont pas transférées vers des pays autres que les États membres de l’Union européenne ou des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat, notamment lorsqu’une intervention de support est nécessaire.
Si Société VENS devait ultérieurement avoir recours à un prestataire entraînant un transfert de données vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, ce transfert devrait être encadré par les garanties prévues par la réglementation applicable.
16. Décision automatisée
Aucune décision produisant des effets juridiques concernant l’acceptation ou le refus d’une candidature n’est prise exclusivement par un traitement automatisé.
L’étude et la décision relatives aux candidatures impliquent une intervention humaine.
17. Droits des personnes concernées
Dans les conditions prévues par le RGPD, toute personne concernée dispose notamment des droits suivants :
- Droit d’accès, afin de savoir quelles données sont traitées et d’en obtenir communication ;
- Droit de rectification, afin de faire corriger les données inexactes ou compléter les données incomplètes ;
- Droit à l’effacement, lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies ;
- Droit à la limitation du traitement, notamment pendant certaines vérifications ;
- Droit à la portabilité, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies ;
- Droit d’opposition pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime, dans les conditions prévues par la réglementation.
Société VENS peut demander des informations supplémentaires lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité de la personne à l’origine d’une demande et qu’il existe un doute raisonnable sur celle-ci.
Une pièce d’identité n’est pas demandée systématiquement lorsque l’identité peut être suffisamment établie par d’autres moyens.
Les demandes peuvent être adressées à : message@kirighin-rampaud.fr.
Elles sont traitées dans les délais prévus par la réglementation.
18. Réclamation auprès de la CNIL
Toute personne qui estime, après avoir contacté Société VENS, que ses droits relatifs à ses données personnelles ne sont pas respectés peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL.
19. Évolution de la politique
La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de l’évolution du site, des traitements réalisés, des prestataires utilisés ou des dispositions légales et réglementaires applicables.
La date figurant en tête du présent document permet d’identifier la version en vigueur.